Dal 1° gennaio 2026 per bar e ristoranti - per tutti i pubblici esercizi soggetti a Iva - è entrata in vigore una nuova normativa che prevede il collegamento tra Pos e registratori telematici. Con la Legge di Bilancio 2025 (art. 1, commi 74-77) e la modifica al D.LGS 127/2015, il governo ha infatti introdotto un nuovo obbligo: il Pos dovrà essere collegato al registratore di cassa telematico, in modo che ogni pagamento venga comunicato in automatico all’Agenzia delle Entrate. 

Gli esercenti devono avere dispositivi compatibili

Se fino a oggi bastava avere un Pos per accettare pagamenti elettronici e un registratore per emettere scontrini, adesso invece, ogni volta che un cliente paga con carta o smartphone, l’importo dovrà essere automaticamente registrato anche nella cassa telematica. In pratica, il pagamento e l’incasso fiscale diventeranno un’unica operazione, senza più errori o “buchi” nei corrispettivi.

In particolare, la memorizzazione dei pagamenti elettronici deve avvenire al momento stesso della registrazione tramite strumenti di certificazione dei corrispettivi, riportando nel documento commerciale le forme di pagamento utilizzate e gli importi corrispondenti. La trasmissione dei dati deve essere effettuata quotidianamente, in forma aggregata, rispettando le specifiche tecniche già valide per l’invio dei corrispettivi.

L’obiettivo è rendere tutto più trasparente, ma per chi gestisce un locale questa novità può diventare un problema se i dispositivi non sono compatibili. Molti Pos in circolazione, infatti, non possono essere collegati alla cassa, e aggiornare o sostituire l’attrezzatura può significare fermare il lavoro o spendere cifre importanti. Per questo è importante scegliere da subito un sistema capace di gestire in modo integrato Pos e cassa telematica. 

Quali sono le sanzioni

Per chi resta indietro nell'adeguamento alla normativa, le sanzioni non sono simboliche. Chi non si adeguerà entro la scadenza rischia multe da 1.000 a 4.000 euro per il mancato collegamento tra Pos e registratore. Nei casi più gravi può scattare anche la sospensione temporanea dell’attività. Inoltre, l’Agenzia delle Entrate confronterà i dati dei pagamenti elettronici con quelli trasmessi dal registratore. Se ci sono differenze, non mancheranno controlli e segnalazioni automatiche, tanto che molti fornitori stanno già proponendo “pacchetti di aggiornamento” a pagamento. 

È anche importante sottolineare che la non corretta indicazione del mezzo di pagamento, come ad esempio incassare in contanti un pagamento effettuato tramite Pos, costituisce una violazione sanzionabile, anche se dovuta a un errore involontario dell’esercente o alla diversa scelta del cliente. L’Amministrazione finanziaria ha precisato che, in tali casi, se l’errore viene rilevato tempestivamente, è possibile annullare e rettificare il documento commerciale secondo le procedure già previste, garantendo così la corretta gestione fiscale delle operazioni.