La riunione è una situazione relazionale caratterizzata dal fatto che più persone si incontrano e discutono nello stesso tempo e luogo per raggiungere uno scopo comune. Questa, credo, sia la definizione più calzante per spiegare cosa sia realmente una riunione. Nella mia vita professionale ho condotto molte meeting. Ricordo ancora la mia prima vera riunione con il gruppo di lavoro di cui ero appena diventata leader (la dura prova a cui fui sottoposta la si può solo immaginare). Naturalmente, per l’occasione, studiai tutto, ma proprio tutto ciò che autorevoli professionisti suggerivano di fare, al fine di rendere proficuo l’incontro. Non nascondo che tale formazione mi fu veramente utile, avevo acquisito un “preciso schema” che indubbiamente, almeno a mio avviso, mi avrebbe reso vincente. Peccato che, durante gli incontri, il “sentire” dei partecipanti spesso prevalga sul “capire”. Sovente, è la “pancia” di chi vi partecipa a indicare delle pseudo soluzioni da adottare, anziché la “testa”. Non c’è schema che tenga, dunque, quando le argomentazioni sono pervase da ragionamenti emotivi. Per tale motivo, la mia riunione, seppur bene organizzata, non generò quell’esito “risolutorio”/”propositivo” a cui io anelavo. Pertanto, decisi di trovare la soluzione, la giusta metodologia che rendesse i miei futuri meeting una Riunione Strategica Proficua. E ci sono riuscita! Oggi gli incontri con i ristoratori, miei clienti, finalmente risultano tempo speso bene.

Ma quali i segreti?

• Analizzare, restando lontani da qualsivoglia interpretazione, tutti gli aspetti del tema oggetto della riunione;
• Pensare a eventuali soluzioni/proposte secondo ottiche differenti;
• Introdurre sin dall’inizio un moderatore, che possa gestire i diversi stili di pensiero della platea;
• Utilizzare, quale metodo decisionale, il cosiddetto Metodo del Consenso. 

Paola Imparato è un Hospitality Business Developer e il core della sua attività è la formazione manageriale per le aziende del mondo Ho.Re. Ca. Vive e lavora fra Napoli e Bologna e vanta un’ampia esperienza come organizzatrice e docente di corsi di Food and Beverage Management, di Restaurant Marketing, di Motivazione del Personale Stagionale e di Conduzione Profittevole di una StartUp.